Virtualisierte Veranstaltungen: Unterschiede und Vorteile von hybriden und digitalen Events

Hybride Veranstaltungen sind aktuell sehr gefragt. Derzeit sind jedoch auch voll virtualisierte Formate auf dem Vormarsch, die ganz ohne Live-Element auskommen. Beide Veranstaltungsformen haben positive Effekte, die zu einer individuell gestaltbaren Customer Experience führen.
Von:
Lisa Krause
November 27, 2020
November 13, 2020

Virtuelle Veranstaltungen sind derzeit so gefragt wie noch nie. Angefangen hat der aktuelle Trend mit der Übersetzung von geplanten Präsenzveranstaltungen in hybride Events. Mittlerweile steigt jedoch auch das Angebot an voll virtualisierten Veranstaltungen wie beispielsweise Tagungen oder Messen. 

Begleitet wird die Überlegung, virtuelle Events im Unternehmen zu etablieren, aber immer durch die Fragen, wo ihre Vorteile liegen, ob sich eine Investition in die dafür benötigten Technologien lohnt und ob die digitalen Angebot real stattfindende Veranstaltungen überhaupt umfassend ersetzen können. 

Unterschiede zwischen hybriden und virtuellen Veranstaltungen

Eine Hybride Veranstaltung ist ein Live-Event, welches durch eine digitale Komponente ergänzt wird. Es ist also eine Mischung aus einem Live-Part und einem virtuellen Raum. Ein Beispiel dafür wäre eine Online-Diskussionsrunde, in der Speaker vor Ort in einem Studio miteinander diskutieren, während Zuschauer von Zuhause aus zuschalten und möglicherweise über eine Chat-Funktion mit den Sprechern interagieren können. 

In einem weiter gefassten Sinne trifft die Bezeichnung jedoch auch auf Aktionen zu, die durch virtuelle Realität (VR) oder Augmented Reality (AR) unterstützt werden. Allerdings handelt es sich dabei nicht um einzelne Events, an denen viele Personen zeitgleich teilnehmen oder auf die viele Personen zugreifen können, sondern eher um kurzweilige Ereignisse. Virtuelle Veranstaltungen könnten jedoch künftig durch Mixed Reality Technologien unterstützt werden.

Nicht jedes Format funktioniert für jede Marke gleich gut

Virtuelle Veranstaltungen hingegen enthalten in der Regel keine Live-Komponente. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass Echtzeit-Elemente beispielsweise in eine virtuelle Messe-Veranstaltung integriert werden. Der Fokus liegt jedoch in erster Linie darauf, Events komplett im digitalen Raum durchzuführen. 

Nicht jedes Format eignet sich gleichermaßen für die Virtualisierungs-Strategie jeder Marke. Einige Angebote lassen sich zudem leichter in den digitalen Raum übertragen, als andere. Einige Beispiele für Veranstaltungen, die sich durch neue Technologien mittlerweile gut umsetzen lassen, sind Tagungen, Messen, Konferenzen, Kongresse, Barcamps, Ausstellungen, Showrooms oder auch Produktpräsentationen. 

Diese Vorteile haben virtuelle und hybride Veranstaltungen 

Auch, wenn einige Unternehmen sich noch gegen die Virtualisierung sträuben oder nicht wissen, wo sie damit beginnen sollen, ist sicher, dass virtuelle und hybride Veranstaltungen in Zukunft notwendig sein werden. Da es für viele Marken ein großer Schritt ist, die eigene Marketingstrategie neu und digital auszurichten, kann es hilfreich sein, sich die Vorteile und Chancen vor Augen zu fühern. 

Zum einen kann durch digitale Veranstaltungen eine größere Reichweite erzielt werden. Dadurch, dass die Teilnahme virtuelle stattfindet und ortsunabhängig ist, können auch Besucher teilnehmen, die aus zeitlichen oder ökologischen Gründen an einer Präsenzveranstaltung nicht teilnehmen könnten. Hinzu kommt, dass gerade hybriden Events häufig aufgezeichnet werden, sodass sie auch noch im Nachgang angesehen werden können. 

Selbstbestimmte Customer Experience

Trotz der Verlagerung in den virtuellen Raum muss die aktive Teilnahme der Besucher nicht darunter leiden. Ganz im Gegenteil kann vor allem bei hybriden Events eine höhere Beteiligung der Teilnehmer erreicht werden. Diesen Effekt erzielen Unternehmen vor allem durch die Einbindung interaktiver Online-Elemente wie Umfragen und Teilnehmer-Chats. 

Voll virtualisierte Veranstaltungen wie Showrooms oder Messestände können die Customer Experience zudem individueller und relevanter gestalten. Grund dafür ist, dass Besucher ihre Experience selbst lenken und entscheiden können, welchen Content sie sich ansehen, wann sie einen Mitarbeiter kontaktieren oder welche Informationen sie für ihre Entscheidung einholen möchten. 

Die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten führen zu einer höherwertigen Teilnehmer-Experience und damit zu einer mehr oder weniger frei wählbaren Personalisierung – je nach Art der Veranstaltung. Einige digitale Möglichkeiten bieten die Chance, Produkte und Inhalte mit dem richtigen Teilnehmermanagement zu personalisieren und beispielsweise Inhalte medial unterschiedlich aufzubereiten, um Präferenzen der Besucher nachzukommen.   

Virtualisierung erleichtert Tracking

Die Virtualisierung bringt jedoch nicht nur Vorteile für Besucher, sondern birgt auch einige neue Möglichkeiten für Marken. Durch den digitalen Raum ergeben sich beispielsweise vielfältige neue Möglichkeiten des Trackings. Durch gutes Teilnehmermanagement lassen sich Nutzerdaten DSGVO-konform erfassen und auswerten. 

Unternehmen erhalten Aufschluss darüber, welche Hotspots besonders häufig angeklickt wurden oder wie lange sich Besucher insgesamt im virtuellen Marken-Raum aufgehalten haben. Daraufhin können dauerhafte Events wie digitale Messestände oder auch wiederkehrende Veranstaltungen inhaltlich angepasst werden. 

Virtuelle Veranstaltungen wirken nachhaltig 

Natürlich geht es bei allen Veränderungen auch immer um die Kostenfrage. Gerade voll virtualisierte Veranstaltungen erfordern anfangs oft hohe Investitionskosten. Konzepte müssen erstellt und neue Technologien angeschafft werden. Häufig gelingt der Übergang auch nur mit Hilfe von starken Partnern. Doch diese Investitionen tragen zu einer langfristigen Verbesserung der Customer Experience bei und sind nicht kurzweilig gedacht.

Ein ganz wichtiger Faktor, der derzeit etwas in den Hintergrund gerückt ist, Unternehmen jedoch künftig weiter beschäftigen wird, ist der Punkt Nachhaltigkeit. Dadurch, dass weniger Menschen zu Live-Veranstaltungen reisen oder für die Besichtigung eines Showrooms Tagesreisen auf sich nehmen, wird zwangsläufig CO2 eingespart. 

Jetzt mit der Virtualisierung starten 

Die Virtualisierung ist für die meisten Unternehmen eine große Veränderung. Diese ist jedoch langfristig gesehen notwendig, wenn Marken modern und dem Zeitgeist entsprechend agieren möchten. Denn auch dann, wenn Live-Veranstaltungen und Business-Events wieder bedenkenlos möglich sind, wird es potenzielle Kunden und Nutzer geben, die digitale Angebote bevorzugen werden.