Virtualisierte Veranstaltungen: Formate für jedes Business

Virtualisierte Veranstaltungsformate sind auf dem Vormarsch. Die neuartigen Events erzielen vielfältige positive Effekte, die zu einer individuell gestaltbaren Customer Experience führen.
Von:
Lisa Krause
April 19, 2021
November 13, 2020

Virtualisierte Veranstaltungen sind derzeit so gefragt wie nie. Angefangen hat der aktuelle Trend mit der Übersetzung von geplanten analogen Veranstaltungen in digitale Events. Das Angebot an voll virtualisierten Veranstaltungen wie beispielsweise Tagungen oder Messen steigt seitdem beständig – auch aufgrund der Entwicklungen der Covid-19-Pandemie. 

Begleitet wird die Überlegung, virtuelle Events im Unternehmen zu etablieren, immer von der Frage, welche Vorteile ein derartiges Format hat, ob sich eine Investition in die dafür benötigten Technologien lohnt und ob die digitalen Angebot real stattfindende Veranstaltungen überhaupt umfassend ersetzen können. Hierzu möchten wir im Folgenden einen kurzen Überblick geben.

Unterschiede zwischen hybriden und virtuellen Veranstaltungen

Eine hybride Veranstaltung ist ein Live-Event, das durch eine digitale Komponente ergänzt wird. Es ist also eine Mischung aus einem analogen Live-Part und einem digitalen Raum. Ein Beispiel dafür wäre eine Online-Diskussionsrunde, in der Speaker vor Ort in einem Studio miteinander diskutieren, während Zuschauer von Zuhause aus zuschalten und möglicherweise über eine Chat-Funktion mit den Sprechern interagieren können. 

In einem weiter gefassten Sinne trifft die Bezeichnung sogar auch auf Aktionen zu, die durch virtuelle Realität (VR) oder Augmented Reality (AR) unterstützt werden. Virtuelle Veranstaltungen können prinzipiell durch Headmounted-Devices, sprich VR- oder Mixed-Reality-Brillen, unterstützt werden, jedoch ist die Umsetzung derzeit für ein großes, sich zeitgleich zuschaltendes Publikum noch relativ aufwendig.

Nicht jedes Format funktioniert für jede Marke gleich gut

Virtualisierte Veranstaltungen müssen aber nicht zwangsläufig Live-Komponenten enthalten. Der Fokus liegt in erster Linie darauf, Events komplett im digitalen Raum durchzuführen. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass Echtzeit-Elemente beispielsweise in eine virtuelle Messe-Veranstaltung bei Bedarf integriert werden.

Nicht jedes Format eignet sich gleichermaßen für die Virtualisierung einer Marke. Einige Angebote lassen sich zudem leichter in den digitalen Raum übertragen, als andere. Beispiele für Veranstaltungen, die sich durch neue Technologien mittlerweile gut umsetzen lassen, sind etwa Tagungen, Messen, Konferenzen, Kongresse, Barcamps, Ausstellungen, Showrooms oder auch Produktpräsentationen. 

Diese Vorteile haben virtuelle und hybride Veranstaltungen 

Auch, wenn einige Unternehmen sich noch gegen die Virtualisierung sträuben, ist sicher, dass virtuelle und hybride Veranstaltungen in Zukunft notwendig sein werden. Da es für viele Marken ein großer Schritt ist, die eigene Marketingstrategie neu und digital auszurichten, kann es hilfreich sein, sich die Vorteile und Chancen vor Augen zu führen. 

Zum einen kann durch digitale Veranstaltungen eine größere Reichweite erzielt werden. Dadurch, dass die Teilnahme digital stattfindet und ortsunabhängig ist, können auch Besucher teilnehmen, die aus zeitlichen oder ökologischen Gründen an einer Präsenzveranstaltung nicht teilnehmen könnten. Hinzu kommt, dass gerade hybride Events häufig aufgezeichnet werden, sodass sie auch noch im Nachgang angesehen werden können. 

Selbstbestimmte Customer Experience

Trotz der Verlagerung in den virtuellen Raum muss die aktive Teilnahme der Besucher nicht darunter leiden. Ganz im Gegenteil können vor allem hybride Events eine aktivere Beteiligung der Teilnehmer erreichen. Diesen Effekt erzielen Unternehmen vor allem durch die Einbindung interaktiver Online-Elemente wie Umfragen und Teilnehmer-Chats. 

Voll virtualisierte Veranstaltungen wie Showrooms oder Messestände können die Customer Experience zudem individueller und relevanter gestalten. Grund dafür ist, dass Besucher ihre Experience selbst lenken und entscheiden können, welchen Content sie sich ansehen, wann sie einen Mitarbeiter kontaktieren oder welche Informationen sie für ihre Entscheidung einholen möchten. 

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Die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten führen zu einer wertigeren Teilnehmer-Experience und damit zu einer mehr oder weniger frei wählbaren Personalisierung – je nach Art der Veranstaltung. Einige digitale Möglichkeiten bieten die Chance, Produkte und Inhalte mit dem richtigen Teilnehmermanagement zu personalisieren und beispielsweise Inhalte medial unterschiedlich aufzubereiten, um Präferenzen der Besucher nachzukommen.   

Virtualisierung erleichtert Tracking

Die Virtualisierung bringt jedoch noch mehr Vorteile für Marken. Durch den digitalen Raum ergeben sich beispielsweise vielfältige neue Möglichkeiten des Trackings. Durch gutes Teilnehmermanagement lassen sich Nutzerdaten DSGVO-konform erfassen und auswerten. 

Unternehmen erhalten Aufschluss darüber, welche Hotspots besonders häufig angeklickt wurden oder wie lange sich Besucher insgesamt im virtuellen Marken-Raum aufgehalten haben. Daraufhin können dauerhafte Events wie digitale Messestände oder auch wiederkehrende Veranstaltungen inhaltlich angepasst werden. 

Virtuelle Veranstaltungen wirken nachhaltig 

Natürlich geht es bei allen Veränderungen auch um die Kostenfrage. Gerade voll virtualisierte Veranstaltungen erfordern anfangs eine Investition. Konzepte müssen erstellt und neue Technologien angeschafft werden. Häufig gelingt der Übergang auch nur mit Hilfe von starken Partnern. Doch diese Investitionen tragen zu einer langfristigen Verbesserung der Customer Experience und der Kundenbindung bei.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der für Unternehmen interessant erscheint, ist der verringerte Carbon-Footprint. Da durch die digitalen Räume keine Mitarbeiter und Kunden in Persona anreisen müssen, wird zwangsläufig CO2 eingespart. 

Jetzt mit der Virtualisierung starten 

Die Virtualisierung ist für die meisten Unternehmen eine große Veränderung. Diese ist jedoch langfristig gesehen notwendig, wenn Marken modern und dem Zeitgeist entsprechend agieren möchten. Denn auch dann, wenn Live-Veranstaltungen und Business-Events wieder bedenkenlos möglich sind, wird es potenzielle Kunden und Nutzer geben, die digitale Angebote bevorzugen werden. Beiden Gruppen sollten die Möglichkeit gegeben werden, entsprechend der jeweiligen Präferenzen, Kontakt zum Unternehmen aufzubauen.